各保险专业中介机构：
为进一步提升我省保险专业中介机构（以下简称“各机构”）合规经营能力，切实防范保险中介市场风险和保护保险消费者权益，促进我省保险中介市场健康发展，现就有关事项通知如下：
一、加强业务管理，规范销售行为
（一）规范合作关系
各机构不得与非法从事保险业务或者保险中介业务的机构或者个人发生保险中介业务往来，也不得允许本机构人员在未取得工商营业执照、经营保险代理业务许可证的情况下，以在固定的场所设点从事代为出具保单、收取保费的方式非法从事保险代理业务。
（二）规范传统销售行为
各机构应当制作规范的客户告知书，至少应当包括机构的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项，在开展业务时向客户出示。各机构开展业务活动不得超出保险监管部门核定的业务范围，不得利用保险产品开展传销、非法集资、销售自制理财产品、不当股权激励等违规活动，不得以捏造、散布虚假事实等方式损害竞争对手的商业信誉，不得以虚假广告、虚假宣传或者其他不正当竞争行为扰乱保险市场秩序。
（三）规范新型销售行为
一是规范互联网销售行为。保险专业代理、经纪公司开展互联网保险业务的，应按照《保险代理、经纪公司互联网保险业务监管办法（试行）》要求，建立健全互联网保险业务管理制度和操作规程，集中运营、集中管理，公司从业人员不得以个人名义通过互联网站销售保险产品。公司应在相关互联网站页面的显著位置披露自身和保险产品及服务的相关信息，互联网站名称、网址变更或终止某互联网站上的保险业务的，应当自变更之日起10个工作日内向中国保监会及河北保监局报告。
二是规范人身保险电话销售行为。保险专业代理公司接受人身保险公司委托开展电话销售业务的，应向河北保监局报告，并按照《人身保险电话销售业务管理办法》要求，建立合法、安全、符合消防要求的运营场所，建立必要的组织机构和完善的电销业务管理制度，配备专业、完备的电话销售系统。公司应建立健全电话销售禁拨管理制度和责任追究机制，除客户主动要求外，每日21时至次日9时不得呼出销售，对于明确拒绝再次接受电话销售的客户，应录入禁止拨打名单。公司销售从业人员个人不得随机拨打电话约访陌生客户或者假借公司电话销售中心名义约访客户。
（四）规范档案管理
各机构应按照保险中介监管规定和互联网业务、电销业务监管办法相关要求，引导客户填写真实、完整的客户信息，建立完整规范的业务档案，并建立健全档案的保管、交接制度。业务档案保管期限自保险合同终止之日起计算，保险期间在1年以下的不得少于5年，保险期间超过1年的不得少于10年，在发生机构迁址、股权变更、人员调整等有关事项时，应实现档案的安全、完整交接。
二、加强财务管理，保证资金安全
（一）加强会计核算管理
各机构应按照《企业会计制度》和《保险中介公司会计核算办法》的规定进行会计核算，真实、完整地记录企业的会计信息。手续费、佣金等营业收入必须全额纳入账内核算，不得通过个人账户或其它账户帐外核算；列支的相关成本费用必须具有真实的交易背景，不得虚列成本费用支出。
（二）加强资金安全管理
各机构应当建立专门账簿，记载保险中介业务收支情况。保险专业代理机构代收保险费的，应当开立独立的代收保险费账户进行结算。保险经纪机构应当开立独立的客户资金专用账户，投保人、被保险人支付给保险公司的保险费和为投保人、被保险人和受益人代领的退保金、保险金只能存放于客户资金专用账户。保险专业代理机构、保险经纪机构不得利用个人账户核算和管理代收的保险费或客户资金。
（三）加强发票管理
各机构在从事保险中介业务活动时，应当据实开具发票，严禁虚构中介业务、虚开发票协助保险公司套取费用。
三、加强人员管理，规范激励行为
（一）规范任职管理
各机构任用董事长、执行董事、高级管理人员，其任职资格应当报经保险监管部门核准，董事长、执行董事、高级管理人员应当按公司规定的职责实际履职，严禁擅自任用董事长、执行董事、高级管理人员；在特殊情况下，可任命临时负责人，任职时间最长不得超过3个月。
（二）加强招聘管理
各机构应当加强业务人员招聘管理，适度集中招聘权限，分支机构原则上不得对外发布业务人员招聘信息，严禁授权现职业务人员以保险专业中介机构名义或者个人名义发布招聘信息；不得以缴纳费用或者购买保险产品作为招聘业务人员的条件，需要由业务人员个人缴纳的费用、押金等项目，应当经本人同意。
各机构应当与保险中介从业人员签订相关合同或协议，建立保险中介从业人员管理档案，不得委托在保险公司登记注册展业证的人员从事保险中介业务；应当对从业人员进行培训，使其具备基本的执业素质和职业操守，培训内容至少应当包括业务知识、法律知识及职业道德。
（三）规范激励机制
各机构应制定科学的业绩考核指标，严禁以直接或者间接发展人员的数量及其销售业绩作为计酬主要依据，严禁以股权激励、公司上市、业绩考核等名义诱导公司人员、社会公众购买与其真实保险需求不匹配的保险产品。
四、加强机构管理，鼓励集约发展
（一）加强分支机构设立管理
各机构要加强分支机构设立可行性分析，从提升专业能力和服务能力入手，实现集约式长远发展，严禁以铺摊子、抢地盘的粗放模式设立分支机构，严禁在河北保监局批准设立的分支机构场所以外的其他固定场所悬挂保险公司、保险专业中介机构牌匾。
（二）加强分支机构授权管理
各机构要以有效控制经营风险为原则，严格限制分支机构与保险公司签订委托代理协议、领用单证、解付代收保险费和收取手续费等行为。
（三）加强分支机构撤销管理
各机构撤销分支机构的，要及时将许可证交回河北保监局，及时将从保险公司领用的各种单证、材料交付保险公司，及时清缴代收保险费、客户资金、手续费（佣金）等，及时办理工商注销登记，严禁已注销分支机构非法经营保险中介业务。
五、加强时限管理，规范报送事项
（一）按规定进行行政许可事项申请
保险专业中介分支机构设立、董事长和执行董事及高级管理人员任职资格、保险专业代理机构和保险经纪机构重大事项变更等为行政许可事项，需经保险监管部门审批或核准。
（二）按规定进行许可证有效期延续申请
各机构需要延续许可证有效期的，应当在有效期届满前30日前向河北保监局申请换发，并提交规定的资料，否则将不予换发。各机构不得伪造、变造、出租、转借、转让保险许可证，不得使用过期或者失效保险许可证。
（三）按规定对相关事项进行事后报告
保险专业代理机构、保险经纪机构有下列情形之一的，应当自事项发生之日起5日内，书面报告河北保监局：变更名称或者分支机构名称；变更住所或者分支机构营业场所；发起人、主要股东变更姓名或者名称；变更主要股东；变更注册资本；股权结构重大变更；修改公司章程；撤销分支机构。
保险公估机构有下列情形之一的，应当自变更决议作出之日起5日内，书面报告河北保监局：变更名称或者分支机构名称；变更住所或者分支机构营业场所；发起人、主要股东或者出资人变更姓名或者名称；变更主要股东或者出资人；股权结构或者出资比例重大变更；变更注册资本或者出资；修改公司章程或者合伙协议；分立、合并、解散或者变更组织形式；撤销分支机构。
各机构任免董事长、执行董事和高级管理人员，应当自决定作出之日起5日内，书面报告河北保监局。董事长、执行董事和高级管理人员因涉嫌经济犯罪被起诉的，应当自其被起诉之日起5日内和结案之日起5日内，书面报告河北保监局。特殊情况下任命临时负责人的，应当自任命决定作出之日起5日内，书面报告河北保监局。
（四）按规定上报有关报告、报表和资料
各机构应在每季度结束后15日内报送风险排查报告，在每一会计年度结束后3个月内聘请会计师事务所对本公司的资产、负债、利润等财务状况进行审计并报送审计报告，并及时通过保险中介监管信息系统报送月度监管报表和更新公司基本信息。
（五）按规定对有关事项进行公告
各机构变更事项涉及许可证记载内容的，应当交回原许可证，领取新许可证，并按照《保险许可证管理办法》等有关规定，在保险监管部门指定的报纸上进行公告。
六、加强合规管理，完善内部控制
（一）加强制度建设
各机构应当建立健全责任明确、相互制衡的组织架构以及科学高效的决策、激励和约束机制，制定和实施内部控制程序和方法，对风险进行事前防范、事中控制和事后评价；设置独立的合规部门或合规岗位，给予必要的稽核监察权限，对本机构合规经营情况进行监督。各机构不得以借款等形式协助股东、出资人变相抽逃资本，不得通过股东、出资人与保险公司进行代收保险费和手续费结算。保险专属销售机构应当与所属保险公司实现经营场所、从业人员、财务业务管理以及资产的“四分离”。
（二）加强信息化建设
各机构应当安装并正常使用具备单证管理、客户管理、收付费结算、发票管理以及从业人员管理等基本功能的保险中介业务和财务管理软件，实现业务系统、财务系统的对接，建立完整规范的业务、人员电子档案。
（三）加强单证、印鉴管理
各机构应当建立健全单证领用、使用、核销制度，加强对重要空白单证的管理。应当建立健全印鉴使用审批制度，加强对自身及分支机构印鉴使用管理，分支机构印鉴应当由法人机构统一保管。
各机构要充分认识保险中介市场非法集资、传销、拖欠挪用保费、制售假保单、自制或销售非法理财产品、虚开发票、不正当竞争等严重违法违规问题对公司发展和市场秩序的危害性，要采取主动措施，坚决遏制严重违法违规问题的发生，做到主动预防、自觉抵制、消除隐患。河北保监局将加大检查和处罚力度，着力清理整顿机构，规范中介市场秩序。对存在严重违法违规问题的机构，将按照同查同处的原则，对机构和高级管理人员实施经济处罚直至吊销许可证、取消任职资格和实施行业禁入等监管措施，对涉嫌犯罪的将及时移交司法部门。
本通知自发布之日起实施，原《关于进一步规范保险专业中介机构经营活动的通知》（冀保监发﹝2010﹞38号）同时废止。
河北保监局
2013年9月23日