各保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构：
为进一步规范保险机构文件报送工作，提高报文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）精神，按照《中国保险监督管理委员会公文处理办法》（保监发〔2012〕111号）规定，结合工作实际，现将报送文件有关规定通知如下：
一、文件种类
保险机构向保监会报送文件，应当采用“请示”和“报告”两种形式。“请示”应当一文一事，请示事项必须明确。不得在“报告”等非请示性文件中夹带请示事项。
二、文件格式
（一）保险机构向保监会报送的文件，至少应包括发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、页码、成文日期、印章、联系人等组成部分。
1.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范简称。
2.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
3.签发人。保险机构向保监会行文，应当在文件眉首部分注明签发人姓名。
4.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。除法律法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。事由部分如果出现多个机构、人名等并列时，应当用顿号分开，不用空格。标题应当和正文内容相符。
5.主送单位。保险机构向保监会行文，应当使用全称“中国保险监督管理委员会”或者“中国保险监督管理委员会办公厅”。
6.成文日期。使用阿拉伯数字，以签发人签发日期为准；联合行文，以最后签发人的签发日期为准。
7.印章。报送文件应当加盖发文单位印章。
8.联系人。保险机构向保监会行文，应当在末页注明文件承办人的姓名、联系电话和传真。
（二）保险机构向保监会报送的文件，应当采用现行规定的A4型纸，版面干净、字迹清楚、双面印刷。文件应当左侧装订，不掉页，不得使用文件夹。如文件过厚，可分册装订。
三、报送要求
（一）行文应当确有必要，讲求实效，内容明确，文字简练。
（二）各保险机构应当以机构名义向保监会或者保监会办公厅正式行文，不得以保险机构内设部门名义行文，不得向保监会办公厅以外的其他内设部门行文。保监会内设部门如在职权范围内对外以“便函”的形式联系工作、征求意见或者通知有关事项的，各保险机构原则上直接回复该部门。
（三）除保监会领导直接交办的事项外，不得以保险机构或者保险机构负责人名义直接向保监会领导行文。
（四）保险机构分支机构不得直接向保监会行文（按照法人机构管理的除外），应当向当地保监局行文。
（五）各保险机构报送保监会的“请示”，凡涉及机构设立方面的，一律报送3份；其他事项的“请示”或者“报告”，一律报送1份。
（六）保险机构应当向保监会办公厅报送文件，原则上采用EMS邮寄方式，收件人为“中国保险监督管理委员会办公厅”，联系电话为“66288008”。如确有必要，可委派专人报送。
自本文印发之日起，《关于规范保险机构向保监会行文的通知》（保监办发〔2000〕3号）自动废止。
中国保监会办公厅
