青岛保监发〔2011〕26号
驻青各财产保险公司，青岛市保险行业协会：
为防范列支虚假费用引发的经营风险，堵塞费用管理上的漏洞，提升公司内控管理水平，提高财务数据真实性，维护青岛地区财产保险市场秩序，我局制订了《青岛市财产保险公司费用监管指引（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
特此通知
二〇一一年六月三日
青岛市财产保险公司费用监管指引（试行）
第一章总则
第一条 为维护青岛地区财产保险市场秩序，防范列支虚假费用引发的经营风险，堵塞费用管理上的漏洞，提升公司内控管理水平，提高财务数据真实性，根据《保险法》、《会计法》以及《企业会计准则》等法律和规章，制定本指引。
第二条 费用核算应当遵循以下原则：
（一）真实性原则。真实性是会计工作的基本要求，公司要以实际发生的交易或事项为依据，如实反映费用发生情况，必须做到内容真实、数字准确、资料可靠。
（二）合理性原则。公司列支的费用要与业务规模、资产使用状况（如车辆、打印设备等）、下属机构分布以及人员结构等实际情况相匹配，严禁列支与实际情况不相符的不合理费用。
（三）及时性原则。公司应当严格遵守权责发生制原则，对于已经发生的费用要及时结算入账，不得提前或延后。原则上费用发生与财务结算时间超过两个月视为“延迟入账”。
第三条 本指引所称的分公司是指行使管辖青岛地区业务职能的财产保险公司分支机构。
第四条 本指引所称的一类公司是指分公司成立五年以上且上年度保费规模超过5亿元的公司；二类公司是指分公司成立三年以上且上年度保费规模超过1亿元不足5亿元的公司；其他为三类公司。负责管辖青岛地区以外业务的公司按照青岛地区的保费规模统计。
第五条 本指引所称的费用是指公司为维持正常经营管理以及在获取保单和理赔服务环节发生的经营费用、手续费支出和理赔费用。累计保单费用率计算公式如下：累计保单费用率=（业务及管理费+手续费支出）÷原保费收入×100%，其中：业务及管理费扣除租赁费和折旧费，不包含摊回因素。累计保单费用率的计算不考虑新车保险保费收入和手续费支出，并适当考虑电销业务的成本影响因素。当年新成立的公司扣除开办费用。
第六条 各公司应加强费用开支管理，减少不必要的成本消耗，提高持续发展能力。一类公司的累计保单费用率应控制在20%以内，二类公司的累计保单费用率应控制在22%以内，三类公司的累计保单费用率应控制在24%以内。当年的累计保单费用率应当不高于去年同期水平（按季度计算）。
第七条 本指引所称的公司在册员工，是指与公司签订劳动合同或劳务派遣合同的人员。
第二章费用支付管理
第八条 费用支付要严格执行青岛保监局《关于全面推行“零现金”支付管理的通知》（青岛保监发[2009]42号，以下简称“零现金支付管理规定”）的规定。各公司要建立统一的银行账户用于费用支付，由分公司集中统一管理。严禁在支公司或营销服务部设立费用账户。
第九条 各公司应当建立网上银行结算系统，对外支付的费用，金额超过3000元（含）的必须通过网上银行系统直接与对方结算，不允许使用支票或现金形式支付；低于3000元（不含）的费用可以使用网银或转账支票等形式支付，通过转账支票结算的，必须填写支票收款人，且加盖“不得背书转让”印章。如果确需公司员工垫付款项的，员工需提供相关证明材料（如付款刷卡小票以及垫付款项的原因等），公司可以直接将资金通过网银系统支付到员工个人账户。
员工发生的费用报销事项、向员工支付的工资性收入（包括各类绩效奖金），均应通过网银方式支付至报销人（员工）银行账户。
严禁通过垫付款项形式变相支付其他费用，或将大额费用支出通过分拆方式用支票或现金方式结算。“零现金支付管理规定”与本指引不一致的地方，以本指引为准。
第三章业务及管理费监管
第十条 业务及管理费是公司在业务经营和管理过程中所发生的各项费用。本章对需要重点管控的变动费用项目做相应的监管规定。
第十一条 本指引所称的变动费用包括“业务及管理费”中的车船使用费、修理费、公杂费、电子设备运转费、低值易耗品摊销、会议费、差旅费、印刷费、邮电费、咨询费、业务宣传费、业务招待费、劳动保护费、防预费及其他项目，其余为固定费用。变动费用结构占比是指变动费用占业务及管理费（扣除租赁费和折旧费）的比重，各公司变动费用结构占比应当控制在35%以内。
第十二条 同一类事项发生的费用应当在一个会计科目的同一明细科目下核算，严禁将同一类事项的费用在不同明细科目之间分别核算。要规范费用科目中“其他”项目的内容，用途可以明确区分的，要计入相应明细科目，严禁将用途明确的费用计入“其他”项目中。
第十三条 车船使用费。车船使用费是指公司机动车船所需的燃料、辅助燃料、车检、过路过桥等费用。对燃油费实行“一车一卡”制度，每辆车必须对应单独的加油卡，由指定部门负责充值和编号管理，要建立加油卡充值登记簿，记录每张卡的充值记录。租赁车辆必须取得租赁协议和租赁发票，并统一登记管理。每辆车燃油费和过路过桥费的报销金额应当在合理范围之内。
第十四条 修理费。修理费是指用于维修固定资产（如车辆、房屋等）的费用支出。车辆修理费涉及的车辆必须是公司自有或租赁的车辆，会计凭证应附有车辆维修发票和完整的修理清单。房屋修理要制定预算、签订合同，会计凭证应附有维修发票和详细的材料清单。
第十五条 公杂费、电子设备运转费和低值易耗品。公杂费是指用于购置各种公用杂物如办公用具等的费用，电子设备运转费是指用于为保证电子设备正常运转所支付的维护费、耗用的纸张、色带、硒鼓、储存介质等的费用，低值易耗品是指单位价值在规定限额以下或使用年限比较短（一般在一个会计年度内）、不能作为固定资产核算的用具物品。
公司要加强对上述三项费用的管控，购买及领用数量应遵循合理性原则，与部门和机构的实际使用量相匹配；公司要有专门部门负责上述用品的采购，建立相应的领用登记簿，对分发领用情况进行详细登记，严禁未入库而直接发放。报销上述费用时，会计凭证应附有正规商品发票、采购清单（至少包含名称、规格、数量和价格等信息）以及入库单、出库单等资料。对低值易耗品要采用合适的摊销方法，加强核算管理。
第十六条 会议费。会议费是指按规定标准用于召开各种会议或参加培训的费用。报销会议费或培训费时，会计凭证后应附有会议或培训通知和签到表（包含部门或机构、姓名、职务、联系电话等信息），通知应包括会议或培训内容、参加人员、地点、时间、费用预算等内容。
第十七条 差旅费。差旅费是指公司员工出差期间产生的交通费、住宿费和公杂费等费用以及市内交通费。公司应完善出差管理规定，对往返路费、住宿费、出差补助等要制定明确的标准。所报销的票据必须真实、合法，严禁伪造、变造单据虚列差旅费。差旅费的报销人员应当是公司的在册员工。
第十八条 印刷费。印刷费是指公司用于单证印刷等方面的费用。公司报销印刷费时，应当在会计凭证后附印刷发票、印刷资料清单、资料用途以及印刷合同或协议。
第十九条 邮电费。邮电费是指公司发生的用于通讯方面的费用以及邮递费。公司报销邮电通讯费时，电话机主姓名要与实际报销人一致，且必须是公司的在册员工。
第二十条 咨询费。咨询费是指公司用于咨询方面的费用。报销咨询费时，应当在会计凭证后附咨询服务协议以及咨询费发票。咨询内容应当与公司的业务发展情况相匹配，且提供咨询的单位应具备相应的资质和能力。
第二十一条 业务宣传费。业务宣传费是指公司为开展保险业务宣传活动所支付的费用。宣传费用的列支应与公司经营行为具有直接关系，且具备宣传方案，留有宣传品样品（包括样稿、样带等）。委托外单位进行宣传活动，应签订委托合同。
第二十二条 防预费。防预费是指保险公司为防止保险事故发生，对保险标的采取安全防御措施所发生的费用支出。报销防预费时，会计凭证后应附有采购发票、用途说明、防预材料收受方的签收证明，且收受方必须是保险公司的被保险人，与保险公司之间存在保险合同关系。
第四章手续费监管
第二十三条 本指引所称的手续费是指公司向保险中介机构和个人代理人支付的中介代理手续费或佣金。各公司要严格执行《保险公司中介业务违法行为处罚办法》（保监会令[2009]第4号）和青岛保监局关于保险公司中介业务管理的相关规定，不得以报销费用等形式变相支付手续费，直接业务和电销业务不得支付手续费。
第二十四条 各公司对中介业务要实行全险种手续费跟单管理，实现业务管理系统与财务系统的无缝对接。业务管理系统逐单记录支付手续费的对象、渠道、比例等信息，核保通过后生成手续费数据，并自动传递到财务系统，财务系统据此逐单核算，生成会计凭证。不得在财务系统中人为确认、修改手续费信息。
第二十五条 公司的业务管理系统应具备独立的中介业务管理功能，实现对中介渠道的管理。公司中介业务管理部门要加强对分支机构个人代理人的管理，从签约面谈、代理协议签订、支付账户确认等方面严格把关，严禁通过虚挂代理人等形式套取费用。
中介业务管理系统中至少应记录以下信息：个人代理人的姓名、身份证号、代理证号、展业证号、联系电话以及收款账户等，中介机构的名称、税务登记号、保险业务许可证书编号、注册地址、法人代表以及联系电话等。公司录入中介业务保单时其代理人只能在已录入系统的信息中进行选取，核保通过后代理人信息不得修改，业务管理系统中录入的手续费比例作为出单时此代理人跟单录入手续费的比例上限。
第二十六条 公司的财务系统和业务管理系统在实现无缝对接的基础上，需具备查询功能和统计功能。查询功能主要包括保单查询和科目查询。
保单查询是指系统应具备通过保单号查询该保单的手续费信息以及对应手续费计提和支付的财务凭证号等功能。科目查询是指系统应具备查询“手续费支出”和“应付手续费”科目某一时间段发生额对应的所有保单的手续费清单的功能。
统计功能主要是系统应实现对手续费指标的统计分析，统计维度可以根据各公司现有业务分析维度进行组合，但至少能分析以下维度：机构（或部门）、险种、使用性质、保单号、保险期间、签单保费、业务渠道、代理人名称、手续费比例、手续费金额以及支付时间等，统计时间上能够分月度和年度累计。
第二十七条 公司向中介机构支付的手续费必须通过保险行业协会代理手续费结算中心结算；向个人代理人支付手续费要严格按照“零现金支付管理规定”的要求进行结算。
第五章理赔费用监管
第二十八条 理赔费用是公司提供理赔服务而发生的费用，在会计核算中可以采用逐案预提或据实列支等方法。采用逐案预提方法核算的，坚持当年计提当年使用的原则，年末未使用的计提余额要反向冲销，严禁利用理赔费用跨期调节利润。
第二十九条 公司要规范使用理赔费用，严禁在赔款支出、间接理赔费用中虚列成本费用。实际列支的理赔费用要与业务规模、报案数量等实际情况相匹配。
第三十条 公司要根据使用性质的不同，将理赔费用区分为直接理赔费用和间接理赔费用。直接理赔费用是直接发生于具体赔案的费用，包括查勘费、律师费、诉讼费、公估费、损失检验费等。原则上，间接理赔费用应计入“赔款支出”科目核算，对计入“业务及管理费”科目核算的在费用指标计算时扣除其影响因素。
第六章费用指标监控
第三十一条 保监局实行费用管理问责制，各公司的主要负责人是费用管理的第一责任人，财务负责人是直接责任人。第一责任人对费用发生的真实性负责，保证报销的费用是公司真实发生的，不存在虚报、瞒报；直接责任人对费用核算的客观性负责，在财务信息中如实反映费用发生情况，不存在错报、漏报。
第三十二条 各公司要实行全面费用预算管理，对费用支出实施预算控制。要根据公司实际情况，按照项目类别、分业务渠道编制、下达费用预算，严禁采用费用打包形式向业务部门或下属机构下拨费用。
各公司每年3月15日前要向青岛保监局上报本年度费用预算方案。
第三十三条 公司要实行严格的分渠道业务管理，中介业务渠道必须设置专人专岗管理，严禁采用直销人员同时维护中介业务渠道的管理模式，在渠道之间串用或调节费用，严禁将中介手续费列入工资薪酬，以渠道维护费用等形式变相贴费。公司要完善工资管理，制定科学的绩效考核办法，员工的绩效工资要与业务管理系统中的业务量相匹配，严禁通过虚增人员等形式分摊工资费用。
第三十四条 保监局将加强非现场监管，每月对费用指标进行监控，重点对累计保单费用率、综合费用率、费用项目结构、主要变动费用项目占万元保费的比重、费用列支与业务渠道的匹配等指标进行分析，将指标异常的公司列为重点监管对象，根据情况采取风险提示、监管谈话、组织专项现场检查等措施，对查处的违法违规问题要进行处罚，并追究相关责任人的责任。
费用监管指标说明如下：综合费用率的计算按照《财产保险公司分支机构监管指标（试行）》（保监发[2003]20号）执行；费用项目结构主要监测主要费用项目占总体费用的比重及其异常变动情况；主要变动费用项目占万元保费的比重主要监测扣除新车因素后签单万元保费发生的变动费用支出以及变化趋势和异常项目；费用列支与业务渠道的匹配主要监测公司费用发生情况与分渠道业务规模的配比关系。
第三十五条 各公司对发生的大额特殊费用项目要及时上报青岛保监局，以便在数据测算时扣除特殊影响因素。
第七章附则
第三十六条 各公司要完善业务财务系统，调整操作流程，修订管理制度，符合本指引的要求。
第三十七条 本指引自2011年7月1日起实施。
第三十八条 本指引由青岛保监局负责修订和解释。