鲁保监发〔2010〕87号
驻济各财产保险公司省级分公司，平安财险青岛分公司、大众保险青岛分公司、大地财险青岛分公司：
为加强保险单证管理，防范因单证管理不善引发的经营风险，我局研究制定了《山东省财产保险公司单证管理指引》（以下简称《指引》），现印发给你们，并提出以下要求，请一并遵照执行。
一、各公司要将本《指引》迅速传达到所辖分支机构并制定相应的落实措施，确保各项工作落实到位。
二、各公司应于2010年8月31日前按照附件格式要求，由省公司主要负责人签署承诺书后反馈我局，对落实此项工作做出相应承诺，同时指定该项工作的责任人。
三、本《指引》自2010年10月1日起实施。各公司应积极与上级公司沟通协调，务必于2010年9月20日前完成系统改造，我局将适时对公司单证管理系统进行核查。
附件：承诺书
二〇一〇年八月十八日
山东省财产保险公司单证管理指引
第一章 总则
第一条 为加强保险单证管理，防范因单证管理不善引发的经营风险，保障保单持有人的合法权益，特制定本指引。
第二条 本指引所称保险单证包括保险单、批单、保费发票、定额保单、卡式保单、激活式保单等各类有价单证。
第二章 单证管理的基本要求
第三条 公司应制定保险单证管理制度，明确各种重要单证印刷、出库、入库、领用、使用等一系列操作规则。
第四条 保险单证管理应明确专人负责，各级保险单证管理员应为公司正式员工，单证管理员轮岗或离职时应办理交接手续，并建立交接清单存档备查。
第五条 保险单证的管理必须做到计算机信息系统及手工登记台帐双项管理，并定期核对，保证账账、账实相符。业务单证管理和保费发票管理可以在同一系统进行管理，也可在不同的单证管理系统分别进行管理。
第三章 单证的印制、发放及领用
第六条 保险单证原则上应由总公司统一印制。如确需省公司印制的，必须由总公司授权同意，授权书应存档备查。严禁省级以下机构印制保险单证。无论哪个层级印制的单证一经发放均应纳入系统管理。
第七条 保险公司应通过全国统一的客户服务电话为客户提供查询和辨识保险单证真伪的服务。
第八条 保险单证必须经省公司审核同意后统一向总公司申领，并逐级核发。
第九条 保险单证的发放应遵循科学合理、前清后领的原则。保险单证应保证至少每季度发放一次，发放数量应根据上次使用情况合理确定，不应为减少工作量，一次性发放过量的单证，避免管理混乱。发放超过60天仍未使用的保险单证，地市级机构要及时清点回销，确认无丢失或遗漏后重新发放。
第十条 上级机构在发放单证后要及时在信息系统内做发放处理，使之成为可打印使用的有效单证。各机构在地税机关领取保费发票后，将购买凭据报地市机构，由地市级单证管理员将发票号码录入公司的单证管理系统，并对保费发票做确认发放后方可使用。
第十一条 委托代理机构出单及远程出单点出单的保险单证发放频率至少保证每月1次，不得一次性发放过多单证。代理机构及远程出单点领用的单证必须按月进行核销和清收，保险公司单证管理员应及时对其已使用的单证在单证管理系统内进行核销处理。对于频繁出现单证作废、单证遗失、不按时交回单证以及回销发票不及时或发票金额四联不一致等情况的代理机构或远程出单点，公司应及时终止其出单权和打印发票的权利。
第十二条 单证的销毁应事前将销毁单证的明细报告保监局。单证销毁工作必须集中在地市级以上机构执行，销毁时必须由地市级机构单证管理员、省级公司单证管理员共同负责监督。要建立专门的单证销毁登记簿，负责监督销毁的每个工作人员要对销毁单证进行逐一核对后签名认可。
第十三条 手工单证领用登记簿要建立严格的领用、回收、销毁等记录。要准确体现领用日期、发放人、领用人等信息。单证遗失等责任追究以登记簿登记责任人为准，不得虚假记录。
第四章 单证的使用
第十四条 核心业务系统和财务系统应实现与单证管理系统无缝链接，业务或财务系统在输入有效的单证印刷号后，方可打印对应的保单、批单或保费发票。打印完毕后，单证管理系统应对该单证实现实时销号。如果多笔保单合并缴费，多笔保费可以对应一张保费发票。任何保险单证均不能重复打印。如出现打印错误确实需要再次打印的，须先将原保单或发票印刷号作废，解除关联关系，再次录入有效单证印刷号后，方可打印。
第十五条 业务及财务系统应实现根据保单信息或保费收入信息查询到相应保单流水号或发票号码的功能。
第十六条 单证管理系统应实现查询每张单证或每批单证状态的功能，包括单证入库、发放、使用以及对应的日期，是否超回销期等信息。
第十七条 保险单证要实行归档管理，装订要统一规范。保单应按单证印刷号顺序装订成册；批单应装订在对应的保单之后；作废单证应按印刷号顺序与有效保单一起装订成册，保证联次齐全，每个联次都应加盖“作废”章，同时在单证系统内作“作废”操作；遗失单证要及时登报声明， “遗失声明”要与其他已使用保单一并按顺序号装订。保费发票的业务联及财务联要装入业务档案及财务凭证，存根联按照印刷号顺序装订成册。作废发票应按发票号码顺序与存根联一起装订成册，保证联次齐全，并加盖“作废”章，同时在单证系统内作“作废”操作。
第五章 监督核查
第十八条 实行重要单证定期盘点核查制度。各级单证管理员应定期对重要单证进行实物盘点，编制单证库存盘点表并存档备查。地市级机构对单证盘点应至少每月一次，省级公司原则上应保证每季度一次。单证盘点核查内容包括：业务档案装订归档情况，未使用单证的库存情况，核对已使用单证是否已全部录入单证管理系统，遗失单证情况等。
第十九条 各公司应建立保险单证管理分析、考核制度，及时、准确的反映保险单证的管理情况，强化制度的执行力。重点加强对超期回销率、作废率、遗失率等重点指标的考核，建立相应的惩罚措施。对没有按时履行回销单证责任的，要追究单证管理员责任。对单证作废率较高的要提高出单员的业务技能，必要时及时对人员进行更换。对确认非正常遗失的单证要及时核查原因，追究相应责任人的责任，问题严重的要及时报告保监局。
第二十条 山东保监局如发现保险公司在经营过程中使用单证管理系统中已标示作废、遗失、销毁的单证进行出单的，将追究相应环节责任人的责任。
第二十一条 山东保监局将加强对单证管理的检查力度，涉嫌违法违规的，将依法对保险机构和相关高级管理人员进行严肃处理。
第六章 附则
第二十二条 本指引自2010年10月1日起实施。
第二十三条 公司核心业务系统、财务系统及单证管理系统应实现本指引所列明的所有要求，如未达到有关要求的，应通过系统改造实现。
