黑保监发[2009]744号
各财产保险公司省级分公司、阳光农业相互保险公司：
为防范和化解我省财产保险公司单证管理漏洞引发的风险，维护财产保险市场安全稳定运行，黑龙江保监局制定了《黑龙江省财产保险公司单证管理指引（试行）》，现印发给你们，并提出如下要求，请一并遵照执行：
一、各公司要高度重视单证管理工作，提高法律意识、责任意识、风险意识，确保单证的安全、有效使用。
二、各公司要按照《黑龙江省财产保险公司单证管理指引（试行）》的相关要求，建立系统的单证管理制度，对重要单证实行统一规范管理，切实防范和化解有关风险。
三、在执行过程中如有意见或建议，请及时报告黑龙江保监局。
二〇〇九年十二月二十三日
黑龙江省财产保险公司单证管理指引（试行）
第一章 总则
第一条 为加强黑龙江省财产保险公司单证管理，防范单证管理风险，提高公司内控管理水平，促进黑龙江省财产保险业健康有序发展，特制定《黑龙江省财产保险公司单证管理指引（试行）》。
第二条 本《指引》所称单证是指财产保险公司所使用的冠有公司名称，使用统一编号的，一经签发即承担经济责任、产生法律效力的各类有价单证和重要空白凭证。
有价单证指印有固定面额的特定凭证，包括保险单、卡、折、证等。
重要空白凭证指无面额的经公司填写金额并签章后即具有效力的空白凭证，包括保险单、批单、保险证、保险费专用发票等。
第三条 本《指引》适用范围为黑龙江省各财险省级分公司、地市级分（中心支）公司、支公司、营业部、营销服务部、代理机构、出单点及其他所有出单机构。阳光农业相互保险公司总公司代行省级分公司职责。
第四条 各公司要实行单证集中统一管理。省级分公司是第一责任单位，省级分公司总经理是第一责任人，分支机构单证管理责任单位及责任人由省级分公司确定，各级机构单证管理员负直接责任。
第五条 省级分公司要明确单证的各级管理权限，明确各级机构的单证管理部门和单证管理员，要保持部门和人员的相对稳定，要定期对单证管理员进行专业培训。
第六条 省级分公司要制定具体的单证管理细则，明确单证具体管理规定、管理责任。要制定单证考核办法和惩处办法。
第七条 各级分支机构要按照逐级上报的原则，每季度向上一级公司上报单证领用存销情况。
第二章 单证的设计和印刷
第八条 各类单证样式原则上由总公司统一设计和修改，省级分公司及其分支机构如需自行设计或修改单证样式，须报经总公司书面同意，并将总公司书面同意的文件及相关材料留档备查。
第九条 总公司规定单证由总公司统一印刷的，各省级分公司不得自行印刷单证，省级分公司必须完整保存总公司下发单证清单。
总公司授权分支机构印刷单证的，需有总公司授权印刷清单，并集中在省级分公司印刷，其它任何机构和单位不得私自印刷单证。省级分公司必须完整保存印刷厂的印刷交货清单，以备核查。
第十条 各类单证必须印刷流水号，并按流水号统一管理。
第三章 单证的保管
第十一条 各公司要建立专人管理的保险单证库房，并做到防火、防潮、防虫鼠，并配备必要的防范器材（灭火器、防盗门窗、换气扇、防蛀药品等）。
第十二条 单证的存放须做到规范化、格架化以及分类标签化，不得将单证在单证库随地随意摆放。有价单证及重要空白凭证需存放在保险柜或其他安全地点，入柜加锁，妥善保管，防止丢失。
第四章 单证的入库、出库、领取
第十三条 各公司要同时采取单证管理系统管理与手工登记管理两种方式，手工登记与单证管理系统登记必须保持一致。
第十四条 所有单证的入库、出库、领用、回销必须建立手工台帐。为确保系统单证状态与实物保持一致，单证管理人员除进行手工登记外，要对所发放单证及时录入单证管理系统，做到日清日结，手工登记与单证管理系统登记一致。
第十五条 单证发放到各级分支机构后，各机构要核对所发放单证的规格、数量，核对无误后，全部按照单证类别和流水号在单证出入库台账进行手工登记，并在单证管理系统中进行系统入库维护。
第十六条 总公司规定，单证由总公司统一向各级分支机构发放的，各省级分公司无单证发放权。总公司规定各级分支机构有单证发放权的，需按照以下要求执行：
单证发放的方式仅限两种：一是邮寄发放，各级分支机构单证管理员负责单证的收取，并在单证领取登记上签字，传真回上级机构单证管理员，上级机构单证管理员存档备查。二是单证管理员到现场领取单证，并在单证领取登记上签字。
第十七条 单证应严格按照印刷顺序号发放，严禁打乱顺序跳号发放。
第十八条 单证只能发放给经核准的分支机构或中介机构，由单证管理员领取，出单员使用，业务员及其他个人不得外借空白单证。中介机构首次领取单证，应有该机构加盖公章的正式申请和收到单证的回执等重要手续，须建立中介机构单证交接台账，由代理机构派单证管理员领取单证，在单证交接台账上签字。不得由业务员代领。
第十九条 要做好单证领用的数量和时效的控制，实行前清后领的原则。即在发放单证时单证管理员先清理最终领用人已领用单证的核销状况，查看领用人持有单证的数量和持有未核销单证的时间是否已超过公司时效规定，审查通过后，才允许本次领用。
第二十条 各公司要对中介代理机构持有的有价单证及重要空白凭证根据业务发展情况、保费实收情况、下辖人员情况、允许销售的险种范围进行严格的存量控制，坚决杜绝不交保费仍继续出单的情况。单证管理人员每月应与代理机构对保存的单证进行确认。代理机构要每月向公司回缴已使用单证和超过规定期限仍未使用、未核销的单证。
第五章 单证的使用
第二十一条 每份单证的使用须做到保单号与流水号相对应。要记录每笔单证使用台账，如单证管理系统无法及时形成电子台帐，则要做手工登记台账。
第二十二条 单证的使用根据各总省公司规定办理。
第二十三条 公司、部门、人员之间不得调剂使用单证。各类单证必须按照业务系统规定的种类和用途使用，不得随意串用。
第二十四条 不得将投保单抄件、保单抄件做为承保时计算保费、保险单等途径使用。
第二十五条 有价空白单证不允许加盖公司印章。
第二十六条 严禁因竞争而为客户套打保单和发票的行为。
第六章 单证的回销
第二十七条 各级分支机构单证要实行严格的单证流水号核销管理，所有有价、重要空白凭证均做到及时、准确的在单证管理系统核销。系统不能实现自动核销处理的要在单证使用当天进行手工核销。对于需要手工登记核销的单证，在使用或作废后，必须在单证管理系统内做手工核销处理，单证管理员要及时在手工台帐中记录每份单证的实际去向，核销人、最终使用人本人签字。
第二十八条 已领取单证回销期最长为30天。回销期从出单员领取单证日计算，领用超过30天的单证要及时回销，已使用单证及时装订存档，未使用单证上缴到本级单证管理员，重新发放，对回销的空白单证要优先发放。省级分公司对单证是否存在超期超量持有情况进行远程监控。
第二十九条 对于单证管理系统无回销操作的公司，要登记手工回销台账。
第七章 单证的遗失、作废、销毁
第三十条 领用者要在单证遗失后立即向所在单位的单证管理部门报告，单证管理员登记手工台账，并在系统中做遗失处理。丢失单证需在5个工作日内将其单证类别及单证号码刊登在市级以上报刊上声明作废。
第三十一条 对于损毁、填错等原因作废的单证，要将所有联次收齐后加盖作废章，由作废人在单证上签字，单证管理员在单证系统中做系统作废核销处理，按照流水号与其他保单一起归档。单证管理员每季度汇总《作废单证清单》存档备查。
第三十二条 对于已作废版本的尚未使用的空白单证由各分支机构单证管理人员统一回收，清点，并逐级汇总到省级分公司，由省级分公司审核后报总公司进行集中销毁。各单位、相关使用部门、营销员、业务员不得擅自做销毁处理。单证管理人员对单证的实际去向应留有详细记录。
第三十三条 单证管理员对离司业务人员缴回的业务单证或其它业务人员缴回的已停止使用的业务单证与最终领用记录相核对无误后，方可进行回缴核销处理。单证管理员要对离司人员上交单证做好台账登记。
第八章 检查、责任追究
第三十四条 省级分公司要成立以总经理为组长，相关部门负责人为成员的单证管理督察小组，定期或不定期对所辖单位的单证管理情况进行检查，全面监督和支持辖内各级单证管理员履行单证管理的职责。
第三十五条 省级分公司要加强对下属公司单证管理的培训和宣导，使其认识到单证管控的重要性，避免管理不善导致的风险。
第三十六条 省级分公司要强化内控执行力，对有章不循、执章不严的单位和个人，进行相应的处罚。
第三十七条 省级分公司要对严格按照本《指引》进行单证管理，对单证管理工作中表现突出的机构和人员给予表彰和奖励。对不落实本《指引》要求，对单证管控不力造成损失或引发风险的机构，要进行处罚，并追究相关责任人的责任。
第九章 附则
第三十八条 本《指引》未尽事宜，按照各总公司单证管理办法执行。
第三十九条 本《指引》由黑龙江保监局负责解释。
第四十条 本《指引》自2010年1月1日起实施。
